Der Kalender als Basis einer Praxisverwaltung Heilpraktiker
- Termine werden in einzelnen Unterkalendern organisiert, mit Spaltenansicht für die Übersicht. Rechnungskalender sind gesondert geschützt gegen Änderungen, sobald sie abgerechnete Termine enthalten.
- Termintitel werden frei benannt oder aus den mit einem Kalender verbundenen Kontaktgruppen (Patienten, Freunde,...) per Klick ausgewählt, in einer Schnellauswahl oder mit allen verfügbaren Optionen.
- Alle erbrachten Leistungen werden direkt beim Termin aus zugewiesenen Leistungsgruppen einzeln oder als Kette eingetragen. Es können selbst erstellte oder Leistungen aus dem GebüH-Katalog verwendet werden.
- Du siehst optional automatisch von dir ausgewählte Aufzeichnungen aus Texte&Notizen zu den Terminen mit Patienten.
- Wenn Du nichts änderst, sind am Ende eines Patienten-Termins alle notwendigen Rechnungsdaten automatisch in den aktuellen Rechnungsentwurf eingetragen.
- Es können unterschiedlichste Wiederholungen von Terminen mit Leistungen festgelegt werden. Diese Leistungen sind in den Terminwiederholungen voreingetragen. Sie können für jeden Termin einer Serie verändert werden.
- Für Termine mit mehreren Teilnehmern (Gruppen) können immer gleiche (ein Klick!) oder wechselnde Zusammensetzungen von Patienten eingetragen werden. Und jeder Patient bekommt dann seine eigene Rechnung. Geplant: Sammelrechnungen.
- Einladungen, Bestätigungen und Erinnerungen: Du kannst dich per Desktop-Notification an Termine erinnern lassen. Teilnehmer können per Mail benachrichtigt werden (Terminbestätigung). Erinnerungen sind auch als SMS möglich.
- Bidirektionaler Sync: Apple-, Google- und Outlook-Kalender werden unterstützt. Termine aus externen Kalendern können angezeigt werden, Änderungen bleiben synchron.
- Online-Terminbuchung: 24/7 direkt buchbar – ohne Drittanbieter, integriert in deinen Kalender. Erkannte Kontaktdaten werden automatisch übertragen.
Alle Patientendaten an einem Ort
- Patienten (wer will auch "Klienten") und andere Kontakte werden in Gruppen zusammengefasst. Die Einteilung kannst du an deine Anforderungen laufend anpassen.
- Kontaktgruppen werden mit Kalendern verbunden. Patienten, Klienten oder Kunden werden beim Terminanlegen in einer Liste angezeigt und können einzeln oder als ganze Gruppe eingetragen werden.
- Kontakte können flexibel angelegt werden: Personen (m/w/d), Paare und Organisationen. Die Paarfunktion erfasst beide Partner gemeinsam. Flexible Begrüßung für Mail und Rechnung – individuell pro Kontakt. Adresstypen ermöglichen auch Rechnungen an Kostenträger.
- Diagnosen und wiederkehrende Leistungen werden in der Patientenakte direkt eingetragen und in Rechnungen automatisch übernommen. Optional kann auch ein vom Standard abweichender Rechnungs-Nummernkreis ausgewählt werden.
- Die Patientenakte ist fullscreen, umfassend und flexibel konfigurierbar. Alle Infos in vier Tabs: Basisdaten, Behandlungs-/Beratungsdokumentation mit Dateien, Termine mit Leistungen, offene Behandlungen und Rechnungen. Ausgewählte Infos können auch direkt am Termin bearbeitet werden.
Ganz zentral für den Erfolg:
Dokumentation, Verordnungen, Listen jeder Art
- Die Programmsektion Dokumente ist der Ort für alle Arten von Texten, Dokumentationen und Listen. Automatische Indizierung und optionale revisionssichere Versionierung: Jeder Stand ausgewählter Dokumente und Verträge ist nachvollziehbar.
- Alle Aufzeichnungen sind in frei benennbaren Gruppen organisiert. Die Gruppenzugehörigkeit von Dokumenten kann nachträglich verändert werden.
- Integrierte Textverarbeitung: Alle Dokumente werden in einer Textverarbeitung erstellt – mit Mailversand, PDF- & Bilderupload und Canvas-Zeichenfläche. Import über Zwischenspeicher (z.B. Nebo mit MyScript). Einfache Vektorzeichnungen: skalierbar, Ausgabe in PDF. Handschriftliche Notizen direkt im Tablet (Stylus/Pencil). Texte in PDF-Formatvorlagen (z.B. Rezepte).
- Beschriftbare Körperbilder: Befunde direkt am Körpermodell übermalen und kommentieren – in der Akte für Behandlungsverlauf. Eine Gruppe von Notizen kann einer Kontaktgruppe fest zugeordnet werden.
- Echtzeit-Kollaboration: Mehrere Nutzer arbeiten gleichzeitig und identifizierbar an Dokumenten – gemeinsame Bearbeitung und Kommentare. Bei Aufzeichnungen wird festgelegt, welche direkt bei Terminen und in der Behandlungsdokumentation angezeigt werden.
- Aufzeichnungen als PDF oder WORD speichern und drucken. Duplizierungsfunktion (auch für Termine) – jedes Dokument kann Vorlage für ein neues werden. TSA-signierte Dokumente: Rechtssicherer Zeitstempel für Patientenakten, jeder Eintrag unveränderbar. Optional verschlüsselter Versand.
- Für eines der kommenden Updates wird gerade eine Rezepterstellung mit Hintergrundzugriff auf eine Medikamentendatenbank (inklusive PZN-Übertragung) vorbereitet. Wie alle Dokumente können dann auch Rezepte per Klick dupliziert und anschließend gedruckt oder zunächst aktualisiert werden. Für jeden Patienten werden alle ausgereichten Rezepte in einer Auflistung zusammengefasst. Als Dokument in verbindung mit einem Textbaustein-Plugin können schon jetzt Rezepte mit Medikamenten und Medikamentketten erstellt werden.
Das Leistungsverzeichnis:
Berufliches Wissen und Fähigkeiten
- Leistungen in selbst definierten Gruppen. GebüH-Katalog aktivierbar, eigenes Honorar und Erstattungssätze patientengenau. Kataloge: GebüH, ICD-10, Medikamente. Editierbare Leistungsketten für schnelle Eingabe.
- Leistungsgruppen (Behandlungen) werden mit Kontaktgruppen (Patienten, Kunden) verbunden. So ergibt sich beim Anlegen von Terminen eine Vorfilterung von möglichen Leistungen. Leistungen können einzeln oder als vordefinierte Leistungskette (Leistungsgruppe) am Termin eingetragen werden.
- Leistungsgruppenbezogen wird festgelegt, ob es Heilbehandlungen sind (mehrwertsteuerfrei). Automatisch werden durch diese Auswahl alle betroffenen Programmeinstellungen angepasst.
- Leistungsgruppen sind automatisch auch bereits eine Leistungskette und können mit einem Klick (auf die Titelzeile) einem Termin hinzugefügt werden.
- Leistungen mit und ohne Mehrwertsteuer werden unterstützt (freie Wahl des Steuersatzes).
- Leistungen können mit Fixpreis oder Zeithonorar definiert werden.
Der Preis der guten Arbeit:
Flexibel Abrechnen und Mahnen
- In der Sektion Finanzen fasst kumppani automatisch für jeden Patienten den Status aller Abrechnungen bis zur Markierung als "bezahlt" in einer Liste in den Abteilungen Rechnungen bzw. Barquittungen zusammen.
- Rechnungen und Barquittungen werden per Klick erstellt - mit direkter Ein-Klick-Finalisierung aller offenen Leistungen in einer Rechnung/Quittung oder mit einer Auswahl davon. Voraussetzung ist in dieser einen Situation eine Onlineverbindung, um eine GoBD-konforme Nummerierung sicherzustellen. Alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben werden auf Vorhandensein überprüft (diese werden in den Einstellungen voreingetragen oder müssen im optional importierten Briefkopf eingetragen sein). Auch die Diagnose ist schon vorab eingetragen, wenn vorhanden.
- QR-Code mit Überweisungsdaten für Banking-Apps als Teil der Rechnung.
- Alle Einträge in einer Rechnung können korrigiert werden, bis sie "abgeschlossen" ist. Fällt ein Fehler erst danach auf, wird mit einem einzigen Klick eine kombinierte Korrektur- und Stornorechnung erstellt. Alle Leistungen der stornierten Rechnung werden automatisch in einen neuen bzw. schon bestehenden Rechnungsentwurf integriert und können korrigiert werden.
- Fertige Rechnung als PDF mit eigenem Briefpapier (Formatvorlage) – ausdrucken, speichern oder per Mail versenden. Zahlungsziele werden überwacht, Status in der Übersicht. Optional Anrede, Stempel und Unterschrift. Mailversand für Termine, Dokumente, Rechnungen, Einladungen und Erinnerungen (auch SMS).
- Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind ebenso schnell erstellt wie Rechnungen, alles vorformuliert, aber für jede Mahnung änderbar und per Klick versandfertig gemacht.
- Bei Gruppenterminen werden Rechnungen einzeln oder als Gesamtrechnung versandt. Die PDFs von Rechnungen und Quittungen können ausgedruckt oder direkt (optional verschlüsselt) als E-Mail versandt werden.
- Ausgaben können sortiert nach Jahren eingeben und mit digitalen Belegen verbunden werden. In Kürze folgt die Übersicht über Einnahmen und Ausgaben und der Export dieser Eingaben per CSV-Datei für den Steuerberater.
Das Beste aus drei Welten:
Responsiv, verschlüsselt & automatischer Sync von Geräten
- kumppani ist responsiv: Ansicht und Bedienung passen sich an die Displaygröße verschiedener Gerätetypen an. Benutze bequem mehrere Geräte parallel.
- Damit mehrere Geräte parallel benutzt werden können (z.B. Desktop im Büro und Tablet im Behandlungsraum), werden alle Daten nach der Eingabe im Gerät verschlüsselt auf die Remote-Datenbank übertragen (Inhalts- bzw. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Deshalb brauchen wir auch keine Schlüssel, die gestohlen oder missbraucht werden könnten. Und: Jeder Nutzer hat seine eigene Remote-Datenbank. In dieser Datenbank liegt auch - gesondert durch eine nur dir bekannte Passphrase zusätzlich verschlüsselt - dein Hauptschlüssel (Masterkey), der deine Daten ver- und entschlüsselt.
- Die Remote-Datenbank schickt diese Daten dann sofort an alle anderen Geräte, die gerade online sind. So kannst du ohne Probleme zwischen Büro und Behandlungsraum nach Bedarf hin und her wechseln. Deine Daten bleiben synchronisiert, ohne unverschlüsselt in der Cloud vorliegen zu müssen.
- Das unterscheidet kumppani von serverseitigen Web Apps. Auch dort liegen die Daten verschlüsselt in einer Datenbank, jedoch benötigt der Anwendungsserver zur Verarbeitung der Daten den Zugriff auf den Schlüssel (er muss ihn nicht kennen, aber benutzen können).
- Bildlich ausgedrückt: Du legst deine Daten in einen zentralen elektronischen Tresor, aber sie sind außerdem in einer von Unbefugten nicht entschlüsselbaren Geheimschrift geschrieben und nur du hast Zugriff auf den Schlüssel. ➔ Unser Sicherheitskonzept
Online und fast immer auch offline-fähig
- Offline-fähig (PWA): kumppani arbeitet im Browser (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Als Progressive Web App lässt sich die App als Icon auf Desktop oder Homescreen legen und unabhängig vom Browser starten. Volles Arbeiten ohne Internet, Sync bei Verbindung.
- Offline-Fähigkeit bedeutet, dass alle Daten „lokal" in der Datenbank deines Browsers vorhanden sind. Wird die Onlineverbindung unterbrochen, kannst du dennoch weiter arbeiten. So etwas passiert ja leider immer dann, wenn es am wenigsten passt. Die Ausnahme davon bildet der Schritt einer Rechnungsfinalisierung. Dies ist nur online möglich, um eine GoBD-konforme Rechnungsnummerierung sicherzustellen.
Wir bieten viele Stellschrauben
- Moderne flexible Nutzeroberfläche: Intuitiv, verständlich, responsiv (Desktop bis Handy). Viele Stellschrauben für individuelle Anpassungen. Apps für iOS & Android in Kürze. Kumppani ist deutsch und englisch, weitere Sprachen bei Bedarf möglich.
- Die Benennung und Einteilung von Kalendern, Kontakten (Patienten), Dokumenten und Leistungen kannst Du selbst selbst an deine Bedürfnisse anpassen.
- Rechteverwaltung: Self-Service für Nutzerverwaltung, pro Kalender & Modulgruppe. Fein steuerbar, wer was liest und schreibt. Der Admin legt Lesen/Schreiben-Rechte fest. Kalender können geteilt werden.
- Es werden nur die Eintragungen zu Patienten in der Patientenakte oder bei den Terminen angezeigt, die Du dafür vorher ausgewählt hast.
- Rechnungen werden per Klick nach deinen Wünschen spezifiziert oder mit einem Klick mit allen offenen Leistungen abgeschlossen. Standardtexte können je Rechnung individuell abgeändert werden. Es gibt beliebig viele Rechnungs-Nummernkreise (auch je Patient oder einzelne Rechnung änderbar).
- Für Rechnungen (und bald auch eigene Texte) können Text- und Formatvorlagen als PDF importiert wwerden.
