Der Kalender als Basis einer Praxisverwaltung Heilpraktiker
- Termine in der Online Praxisverwaltung kumppani werden in einzelnen Unterkalendern organisiert. Rechnungskalender sind gesondert geschützt gegen Änderungen, sobald sie abgerechnete Termine enthalten.
- Termintitel werden frei benannt oder aus den mit einem Kalender verbundenen Kontaktgruppen (Patienten, Freunde,...) per Klick ausgewählt, in einer Schnellauswahl oder mit allen verfügbaren Optionen.
- Alle erbrachten Leistungen werden direkt beim Termin aus zugewiesenen Leistungsgruppen einzeln oder als Kette eingetragen. Es können selbst erstellte oder Leistungen aus dem GebüH-Katalog verwendet werden.
- Du siehst optional automatisch von dir ausgewählte Aufzeichnungen aus Texte&Notizen zu den Terminen mit Patienten.
- Wenn Du nichts änderst, sind am Ende eines Patienten-Termins alle notwendigen Rechnungsdaten automatisch in den aktuellen Rechnungsentwurf eingetragen.
- Es können unterschiedlichste Wiederholungen von Terminen mit Leistungen festgelegt werden. Diese Leistungen sind in den Terminwiederholungen voreingetragen. Sie können für jeden Termin einer Serie verändert werden.
- Für Termine mit mehreren Teilnehmern (Gruppen) können immer gleiche (ein Klick!) oder wechselnde Zusammensetzungen von Patienten eingetragen werden. Und jeder Patient bekommt dann seine eigene Rechnung. Geplant: Sammelrechnungen.
- Du kannst dich per Desktop Notification an Termine erinnern lassen (für Safari in Vorbereitung). Teilnehmer an Terminen können per Mail vom Termin benachrichtigt werden (als Terminbestätigung). Optional wird in Kürze auch eine Termineinladung möglich sein, für die aber die Antwort manuell verarbeitet werden muss.
- Terminen aus Google-Kalendern können angezeigt werden. Geplant: Anzeige auch von iCloud und Outlook Kalendern.
Alle Patientendaten an einem Ort
- Patienten (wer will auch "Klienten") und andere Kontakte werden in Gruppen zusammengefasst. Die Einteilung kannst du an deine Anforderungen laufend anpassen.
- Kontaktgruppen werden mit Kalendern verbunden. Die einzelnen Patienten, Klienten oder Kunden aus einer Kontaktgruppe werden beim Terminanlegen in einer Liste zur Auswahl angezeigt. Sie können einzeln oder als ganze Gruppe am Termin eingetragen werden.
- Kontakte können flexibel angelegt werden. Das Programm unterscheidet Personen (m/w/d und Paare) und Organisationen, aber auch Adresstypen. So können auch Rechnungen an Kostenträger geschickt werden.
- Diagnosen und wiederkehrende Leistungen werden in der Patientenakte direkt eingetragen und in Rechnungen automatisch übernommen. Optional kann auch ein vom Standard abweichender Rechnungs-Nummernkreis ausgewählt werden.
- Alle Informationen zu einem Patienten werden in vier Tabs zusammengefasst: die Basisdaten im Gesamtüberblick, die Behandlungs-/Beratungsdokumentation und zugeordnete hochgeladene Dateien, die Termine (mit den am Termin erbrachten Leistungen) und die noch nicht abgerechneten Behandlungen und offenen Rechnungen.
Ganz zentral für den Erfolg:
Dokumentation, Verordnungen, Listen jeder Art
- Die Programmsektion Dokumente ist der Ort für alle Arten von Texten, Dokumentationen, Aufgaben und anderen Listen. Aufgrund der automatischen Indizierung und Versionierung aller Datenbankeinträge ist die Nachvollziehbarkeit jeder nachträglichen Änderung in Patientenakten prinzipiell möglich.
- Alle Aufzeichnungen sind in frei benennbaren Gruppen organisiert. Die Gruppenzugehörigkeit von Dokumenten kann nachträglich verändert werden.
- Für das Erstellen von Texten ist eine schlanke Textverarbeitung eingebaut, die die wichtigsten Funktionen bietet für alle Arten von Aufzeichnungen. Der Import von Texten aus andern Apps (z.B. aus Nebo mit der MyScript Handschrifterkennung) ist über den Zwischenspeicher möglich. Selbst erstellte Texte können in gespeicherte PDF-Formatvorlagen unterschiedlicher DIN-Größen eingefügt werden (z.B. für Rezepte).
- Eine Gruppe von Notizen (z.B. Behandlungsaufzeichnungen) kann einer Gruppe von Kontakten (Patienten) fest zugeordnet werden.
- Bei der Erstellung von Aufzeichnungen für einzelne Patienten wird festgelegt, welche Aufzeichnungen direkt bei Terminen im Kalender und in der Behandlungsdokumentation des Patienten angezeigt werden sollen.
- Aufzeichnungen können als PDF oder im WORD-Format gespeichert u/o gedruckt werden. Durch die Duplizierungsfunktion (auch für Termine) kann jedes Dokument die Vorlage eines neuen Dokumentes werden. Geplant: Optional verschlüsselter Versand.
- Für eines der kommenden Updates wird gerade eine Rezepterstellung mit Hintergrundzugriff auf eine Medikamentendatenbank (inklusive PZN-Übertragung) vorbereitet. Wie alle Dokumente können dann auch Rezepte per Klick dupliziert und anschließend gedruckt oder zunächst aktualisiert werden. Für jeden Patienten werden alle ausgereichten Rezepte in einer Auflistung zusammengefasst. Als Dokument in verbindung mit einem Textbaustein-Plugin können schon jetzt Rezepte mit Medikamenten und Medikamentketten erstellt werden.
Das Leistungsverzeichnis:
Berufliches Wissen und Fähigkeiten
- Auch bei Leistungen organisierst du die Einträge in selbst definierten Gruppen. Du kannst aber auch GebüH-Leistungen als Gesamtkatalog in einer gesonderten Gruppe aktivieren und dein selbst gesetztes Honorar und/oder die Erstattungssätze patientengenau konfigurieren.
- Leistungsgruppen (Behandlungen) werden mit Kontaktgruppen (Patienten, Kunden) verbunden. So ergibt sich beim Anlegen von Terminen eine Vorfilterung von möglichen Leistungen. Leistungen können einzeln oder als vordefinierte Leistungskette (Leistungsgruppe) am Termin eingetragen werden.
- Leistungsgruppenbezogen wird festgelegt, ob es Heilbehandlungen sind (mehrwertsteuerfrei). Automatisch werden durch diese Auswahl alle betroffenen Programmeinstellungen angepasst.
- Leistungsgruppen sind automatisch auch bereits eine Leistungskette und können mit einem Klick (auf die Titelzeile) einem Termin hinzugefügt werden.
- Leistungen mit und ohne Mehrwertsteuer werden unterstützt (freie Wahl des Steuersatzes).
- Leistungen können mit Fixpreis oder Zeithonorar definiert werden.
Der Preis der guten Arbeit:
Flexibel Abrechnen und Mahnen
- In der Sektion Finanzen fasst kumppani automatisch für jeden Patienten den Status aller Abrechnungen bis zur Markierung als "bezahlt" in einer Liste in den Abteilungen Rechnungen bzw. Barquittungen zusammen.
- Rechnungen und Barquittungen werden per Klick erstellt - mit direkter Ein-Klick-Finalisierung aller offenen Leistungen in einer Rechnung/Quittung oder mit einer Auswahl davon. Voraussetzung ist in dieser einen Situation eine Onlineverbindung, um eine GoBD-konforme Nummerierung sicherzustellen. Alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben werden auf Vorhandensein überprüft (diese werden in den Einstellungen voreingetragen oder müssen im optional importierten Briefkopf eingetragen sein). Auch die Diagnose ist schon vorab eingetragen, wenn vorhanden.
- Geplant: Der QR-Code mit den Überweisungsdaten für Banking Apps als Bestandteil einer Rechnung.
- Alle Einträge in einer Rechnung können korrigiert werden, bis sie "abgeschlossen" ist. Fällt ein Fehler erst danach auf, wird mit einem einzigen Klick eine kombinierte Korrektur- und Stornorechnung erstellt. Alle Leistungen der stornierten Rechnung werden automatisch in einen neuen bzw. schon bestehenden Rechnungsentwurf integriert und können korrigiert werden.
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Eine fertige Rechnung wird als PDF unter Verwendung des eigenen Briefpapiers angezeigt, wenn es als PDF importiert wurde ("Formatvorlage"). Sie kann dann ausgedruckt oder gespeichert werden. Das Programm überwacht bei als "versandt" markierten Rechnungen die Zahlungsziele und listet den Status in der Übersicht auf. In eine Rechnung können optional Anrede und Stempel/Unterschrift eingefügt werden.
- Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind ebenso schnell erstellt wie Rechnungen, alles vorformuliert, aber für jede Mahnung änderbar und per Klick versandfertig gemacht.
- Bei Gruppenterminen werden Rechnungen einzeln oder als Gesamtrechnung versandt. Die PDFs von Rechnungen und Quittungen können ausgedruckt oder direkt (optional verschlüsselt) als E-Mail versandt werden.
- Ausgaben können sortiert nach Jahren eingeben und mit digitalen Belegen verbunden werden. In Kürze folgt die Übersicht über Einnahmen und Ausgaben und der Export dieser Eingaben per CSV-Datei für den Steuerberater.
Das Beste aus drei Welten:
Responsiv, verschlüsselt & automatischer Sync von Geräten
- kumppani ist responsiv: Ansicht und Bedienung passen sich an die Displaygröße verschiedener Gerätetypen an. Benutze bequem mehrere Geräte parallel.
- Damit mehrere Geräte parallel benutzt werden können (z.B. Desktop im Büro und Tablet im Behandlungsraum), werden alle Daten nach der Eingabe im Gerät verschlüsselt auf die Remote-Datenbank übertragen (Inhalts- bzw. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Deshalb brauchen wir auch keine Schlüssel, die gestohlen oder missbraucht werden könnten. Und: Jeder Nutzer hat seine eigene Remote-Datenbank. In dieser Datenbank liegt auch - gesondert durch eine nur dir bekannte Passphrase zusätzlich verschlüsselt - dein Hauptschlüssel (Masterkey), der deine Daten ver- und entschlüsselt.
- Die Remote-Datenbank schickt diese Daten dann sofort an alle anderen Geräte, die gerade online sind. So kannst du ohne Probleme zwischen Büro und Behandlungsraum nach Bedarf hin und her wechseln. Deine Daten bleiben synchronisiert, ohne unverschlüsselt in der Cloud vorliegen zu müssen.
- Das unterscheidet kumppani von serverseitigen Web Apps. Auch dort liegen die Daten verschlüsselt in einer Datenbank, jedoch benötigt der Anwendungsserver zur Verarbeitung der Daten den Zugriff auf den Schlüssel (er muss ihn nicht kennen, aber benutzen können).
- Bildlich ausgedrückt: Du legst deine Daten in einen zentralen elektronischen Tresor, aber sie sind außerdem in einer von Unbefugten nicht entschlüsselbaren Geheimschrift geschrieben und nur du hast Zugriff auf den Schlüssel. ➔ Unser Sicherheitskonzept
Online und fast immer auch offline-fähig
- Die Offlinefähigkeit ist möglich, weil kumppani bei Dir im Browser arbeitet (Firefox, Chrome, Edge, Safari,...) und nicht in der Cloud, z.B. auf gemieteten Servern von Amazon, Google oder IBM. Hinzu kommt die PWA-Fähigkeit, durch die die App mit einem Icon auf den Desktop oder Homescreen gelegt und mit einem Klick unabhängig vom Browser gestartet werden kann.
- Offline-Fähigkeit bedeutet, dass alle Daten „lokal" in der Datenbank deines Browsers vorhanden sind. Wird die Onlineverbindung unterbrochen, kannst du dennoch weiter arbeiten. So etwas passiert ja leider immer dann, wenn es am wenigsten passt. Die Ausnahme davon bildet der Schritt einer Rechnungsfinalisierung. Dies ist nur online möglich, um eine GoBD-konforme Rechnungsnummerierung sicherzustellen.
Wir bieten viele Stellschrauben
- Hinweis: Die Einstellungen sind in der aktuellen Version noch nicht voll ausgebaut. Die Möglichkeiten werden laufend erweitert. Kumppani ist aktuell deutsch und englisch. Wir können weitere Sprachen bei Bedarf schnell hinzufügen.
- Die Benennung und Einteilung von Kalendern, Kontakten (Patienten), Dokumenten und Leistungen kannst Du selbst selbst an deine Bedürfnisse anpassen.
- Kumppani bietet für jede Sektion eine Nutzer- und Rechteverwaltung. Der Hauptnutzer (Admin) legt fest, welcher Subnutzer welche Daten lesen und/oder schreiben darf. So können z.B. Kalender geteilt werden.
- Es werden nur die Eintragungen zu Patienten in der Patientenakte oder bei den Terminen angezeigt, die Du dafür vorher ausgewählt hast.
- Rechnungen werden per Klick nach deinen Wünschen spezifiziert oder mit einem Klick mit allen offenen Leistungen abgeschlossen. Standardtexte können je Rechnung individuell abgeändert werden. Es gibt beliebig viele Rechnungs-Nummernkreise (auch je Patient oder einzelne Rechnung änderbar).
- Für Rechnungen (und bald auch eigene Texte) können Text- und Formatvorlagen als PDF importiert wwerden.
